每个人从一出生就会有一份档案，记录着主人的各种信息，被存放在所在地的档案室里，由档案管理员精心保管着，跟随着他的一生。不仅在人事方面，办公方面也有数不尽的档案。可随着时间的增长，所需要的档案室面积会越来越大，直至超过现实状况。所以人们要学会运用此时自身所处在的大数据网络时代，创立档案管理系统，整理信息，节省面积也方便日后查找和做各种统计。

1.采集工具

采集工具是档案管理系统的开始，它收集了各类档案的信息数据进入电脑保存。例如文书档案，科技档案，电子档案等等。

2.系统管理

系统管理是档案管理系统的关键，只有这样才会使其井然有序，文丝不乱。除了单位管理，角色管理，用户管理，权限管理，系统还需对这些信息数据做进一步地管理升级，备份，统计。

3.档案管理

系统已管理搭建好，接下来要进行档案管理。档案进入系统要经过编研移交鉴定的步骤，录入注释后待到合适的时间进行销毁。

4.档案查询

档案查询分为以下八个步骤：全文检索后进行查询，在线预览没有问题后转换为PDF格式分析展示，然后将数据导出。最后再日志查阅，统计报表。

5.移动APP

如果档案管理系统有了移动的APP，那么人们在录入查询操作的时候会更加快捷便利。